こんにちは、エンジニアの @akase244 です。
この記事を読んでいる方の中にも、もしかすると参加していただいた方がいらっしゃるかもしれませんが、先月の6/29（土）に「PHPカンファレンス福岡2019」を開催しました。
私と @cakephper さんの二人で始めた Fukuoka.php という勉強会をきっかけに、大規模なカンファレンスを開催することになるとはまったく想像もしてなかったわけですが、今年で5年目を迎えました。
そんなPHPカンファレンス福岡ですが、開催にいたるまでにスタッフがいったいどんな準備をしているのか興味ないですか？
今回はカンファレンス当日までにスタッフがどういった作業をやっているのかを、Backlogのチケットタイトルを眺めながら紹介してみようと思います。
12月
- 今年の経費明細を元に来年のスポンサー数と金額を決定する
- スポンサー特典の内容決定
- スポンサー資料の作成
- スポンサー申込用紙の作成
- スポンサー募集の告知
- ティザーサイト公開、スポンサー資料ダウンロードを可能にする
12月はスポンサー企業を募るための準備期間です。
前回分の収支の実績を元に会場費や配布物など「絶対に必要な金額」とKPTで上がってきている「今回企画としてやってみたいことにかかる金額」を考慮しながら大まかに試算します。
この試算を元にスポンサーのメニューと枠数を決定し、告知を行っていきます。
今では前回分の実績を元にあれこれと検討することができますが、1年目は本当に手探りで何にどれくらいの金額が掛かるのかまったくわからない状況での運営だったことを思い出します。
1月
- キックオフミーティング＆懇親会
- 各担当・チーム編成等を考える
1月はスタッフ募集のための期間です。
仕事における繁忙期や生活環境などは当然毎年変わるので、前年までのスタッフは一旦解散という形を取っています。
年末くらいのタイミングで前年のスタッフに「今年もやりたい人」を募り、そこからさらにスタッフづてで声掛けをしてもらったり、SNSを使って公募を行います。
ある程度タスクを回せるくらいの人数が集まったらキックオフミーティングを開催しています。
2〜4月
- 登壇者募集フォームの公開
- イベントページの公開
- イベントページ公開の告知
- 公式サイトの作成と公開
- 公式サイトの公開の告知
- 登壇者募集フォームを閉じる
- 登壇者の選考
- 採択された応募者への連絡
- タイムテーブルの確定
- タイムテーブルを公式サイトに載せる
- 登壇者にタイムテーブル公開の件を連絡する
- タイムテーブルの公開をSNSで告知する
2〜4月は主にwebページの準備期間です。
1月に行ったスタッフのチーム編成を元に、登壇者募集フォーム、一般参加者向けの参加登録ページ、公式サイトの各作成タスクをメンバーに割り振って、公開と告知を行っていきます。
登壇者募集を締め切ったら、スタッフの中で一大イベントとなっている登壇者採択会議です。
ありがたいことに去年あたりから100件ほどの応募が集まっていて、この中から30件くらいに絞っていくわけですが、これがなかなかに大変な作業で今年は3時間ほどかかりました。
今日はPHPカンファレンス福岡2019の登壇者採択会議。約3時間の長丁場でしたー！ #phpconfuk pic.twitter.com/YYpfhs4LOz
— はい、あのアカセさんです。 (@akase244) March 26, 2019
5月
- リストバンド(懇親会の参加証)のデザイン作成
- ステッカーのデザイン作成
- ロールアップバナーのデザイン作成
- ネームカードのデザイン作成
- 各スポンサーのミニのぼりのデザイン作成
- Tシャツのデザイン作成
- スタンプラリー用のゴム印の発注
- エコバッグの発注
- フライヤーの発注
- ロゴ入りどら焼きの発注
- ブログ記事投稿用のフォームを用意する
- ハッシュタグを決める
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- ※紹介しきれないので抜粋しています
5月に入るとスポンサー費の入金タイミングとなるので、ここから発注関連のタスクを対応していきます。
発注担当者はデザイン作成が必要な場合は入稿データの形式等をデザイン担当に情報共有しつつ、発注内容を確定させて見積もりを発注先に依頼します。
見積もりをもらって予算状況と納品スケジュールに問題がなければ、発注処理を進めていきます。
普段やってるweb制作やシステム構築の作業とは勝手が違うので戸惑うこともありますし、スケジュールに追われる緊張感を仕事以外で味わうことになるので、なかなか責任を伴う工程になります。
発注物の完成時期にはスタッフ連絡用のFacebookグループに「できあがりました！」といった報告が次々に上がってくるのがとても嬉しくて、実際に完成物を目にすると非常に達成感があると思います。
6月
- スポンサー様の頒布物返信対応
- 増枠検討に関して
- 会場のレイアウトをFFBと決める
- 前夜祭の人数を確定
- LTの時に、コメンテータを用意するか検討
- 前日サポーターの告知
- タイムキーパーの資料の印刷
- スポンサー受付手順の印刷
- 受付用の資料の印刷
- スポンサーブースの配置を決め、レイアウトを印刷
- 登壇者への説明資料
- 前夜祭受付名簿の作成
- スポンサー受付名簿の作成
- 本編の参加者に懇親会の参加を促すメールを配信
- 登壇者・スポンサーに受付方法を一斉配信する
- Aホールの司会用の台本を作成する
- スポンサー紹介の台本作成
- オープニングの進行・台本
- クロージングの台本作成
- 開催二日前にすべての送付物が届いているかFFBに確認に行く
- 当日朝の作業内容まとめ
6月はいよいよ開催月となりますので、開催当日に関係する重要なタスクが目白押しとなってきます。
なかでも、スポンサー企業名や登壇者名に読み間違いが無いように、というのは毎年気を付けていて、事前に司会担当のメンバーで台本を作成してもらって、メンバー間で共有してもらうようにしています。
また、開催前日に参加者の方々に受付でお配りするエコバッグの袋詰め作業を行うのですが、今年は袋詰め作業を公募するために「前日サポーター」という制度を取り入れたので、その告知なども行いました。
7月
- 各個人で支払った分の精算
- ドメインの更新作業
- アンケートとブログ連絡用のSNS告知
- 開催報告書を作成する
- FFBに来年の予約状況の確認
- 公式サイトの「NEWS」にブログ記事へのリンクを貼る
- YouTubeアップロード作業
- 動画公開をSNS等で発信する
- FFBへの支払い
開催したら終わりと思うじゃないですか。しかし、油断してはいけません。カンファレンス運営はそういうわけにはいかず、開催後もまだいくつかのタスクが残っています。
その中で開催報告書とブログについてご紹介します。
カンファレンス終了後に、参加者の方々に答えてもらったアンケートや開催当日の写真を取りまとめて、開催報告書という形にしてスポンサー企業にお送りしています（1年目の開催時から継続しています）
これを行うことで、今年のカンファレンスがどういった様子だったのかを把握してもらえますし、これを元に来年以降のスポンサーとしての判断材料にしていただければと考えています。
閉会式の際やTwitterの公式アカウントで、参加いただいたみなさんにブログを書いてもらうように呼びかけているのですが、「ブログ書いたよ」という報告用のフォームを準備していて、ここに投稿してもらうことで公式サイトの「NEWS」としてリンクを貼らせてもらっています。
今年も多くの方にブログを書いていただいたのですが、これを読むことでスタッフ陣は毎年励みにしています。
まとめ
いかがだったでしょうか？
さすがにすべての作業をご紹介することは難しいのですが、我々スタッフが準備期間から開催当日、開催後にどういったことをやっているのかが少しでも伝わったのであれば幸いです。
これを見て来年やってみたいかも？と思ってくれたのなら、ぜひお声がけください。
来年はあなたがカンファレンススタッフの一員になってるかもしれませんね。
